Szukasz finansowania na realizację działań na rzecz osób niepełnosprawnych? Wyszukaj konkurs dla organizacji i poznaj warunki ubiegania się o wsparcie.
Wytyczne dotyczące audytu zewnętrznego
Wytyczne dotyczące audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych
Załącznik do uchwały nr 69/2020 Zarządu PFRON z dnia 2 października 2020 r.
I. Definicje pojęć
Ilekroć w niniejszym dokumencie jest mowa o:
- audycie zewnętrznym – należy przez to rozumieć przeprowadzony przez podmiot zewnętrzny, niezależny od Jednostki audytowanej, ogół działań, prowadzący do uzyskania obiektywnej i niezależnej oceny realizacji zadania/projektu pod względem legalności, gospodarności, rzetelności, a także przejrzystości i jawności;
- gospodarności – należy przez to rozumieć zgodność realizacji zadania/projektu z zasadami efektywnego gospodarowania, tj.:
- oszczędności (minimalizacja kosztów prowadzonych działań, przy zachowaniu wymaganej jakości),
- wydajności (maksymalizacja produktów, o określonej jakości, możliwych do osiągnięcia przy danych nakładach, lub minimalizacja nakładów dla osiągnięcia danych produktów, o określonej jakości),
- skuteczności (stopień zgodności pomiędzy zamierzonymi a faktycznymi skutkami działalności);
- jawności – należy przez to rozumieć zakres udostępniania do PFRON danych i informacji dotyczących realizowanego zadania/projektu;
- legalności – należy przez to rozumieć zgodność z obowiązującymi w badanym okresie przepisami prawa (konstytucji, ustaw, ratyfikowanych umów międzynarodowych, rozporządzeń, aktów prawa miejscowego) oraz przepisów wewnętrznych;
- PFRON – należy przez to rozumieć Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;
- przejrzystości – należy przez to rozumieć, w szczególności, prawidłowość klasyfikowania dochodów i wydatków publicznych, stosowanie obowiązujących zasad rachunkowości, prawidłowość prowadzenia sprawozdawczości;
- rzetelności – należy przez to rozumieć wypełnianie obowiązków z należytą starannością, sumiennie i we właściwym czasie; wypełnianie zobowiązań zgodnie z ich treścią; dokumentowanie określonych działań lub stanów faktycznych zgodnie z rzeczywistością, we właściwej formie i wymaganych terminach, bez pomijania określonych faktów i okoliczności;
- umowie – należy przez to rozumieć umowę zawartą pomiędzy Wnioskodawcą a PFRON, dotyczącą dofinansowania kosztów realizacji zadania/projektu;
- ustawie o rehabilitacji – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 426, z późn. zm.);
- ustawie o rachunkowości – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351, z późn. zm.);
- ustawie Prawo zamówień publicznych – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843, z późn. zm.); z zastrzeżeniem, iż z dniem 1 stycznia 2021 roku wchodzi w życie ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019);
- wniosku – należy przez to rozumieć wniosek dotyczący finansowania w części lub w całości kosztów realizacji zadania/projektu, składany przez Wnioskodawcę do PFRON;
- Wnioskodawcy, Jednostce audytowanej – należy przez to rozumieć podmiot, który uzyskał dofinansowanie ze środków PFRON na realizację zadania/projektu;
- „Wytycznych” – należy przez to rozumieć „Wytyczne dotyczące audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych”.
II. Zakres obowiązywania „Wytycznych”
„Wytyczne” mają zastosowanie do zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach:
- zadania ustawowego określonego w art. 36 ustawy o rehabilitacji (tzw. „zadania zlecane”) – jeżeli w treści ogłoszenia danego konkursu wprowadzony został obowiązek przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu;
- zadania ustawowego określonego w art. 47 ust. 1 pkt 5 lit. a ustawy o rehabilitacji (finansowanie części lub całości badań, ekspertyz i analiz dotyczących rehabilitacji zawodowej i społecznej) – jeżeli zasady realizacji tego zadania ustawowego przewidują obowiązek przeprowadzenia audytu zewnętrznego zadania/projektu;
- programów zatwierdzonych przez Radę Nadzorczą PFRON (art. 47 ust. 1 pkt 4, pkt 4a ustawy o rehabilitacji) – jeżeli procedury realizacji programu przewidują obowiązek przeprowadzenia audytu zewnętrznego zadania/projektu.
III. Cel audytu zewnętrznego
Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie obiektywnego zapewnienia, że koszty poniesione w ramach realizacji zadania/projektu są kwalifikowalne, a zadanie/projekt jest realizowany zgodnie z przepisami prawa, z wnioskiem i umową oraz wydanie opinii w tym zakresie.
IV. Zakres audytu zewnętrznego
- Audytor dokonuje oceny dokumentów związanych z realizowanym zadaniem/projektem (w tym dowodów księgowych) w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Wnioskodawcę. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji zadania/projektu z jego założeniami określonymi we wniosku oraz w umowie. Podczas audytu badana jest wiarygodność danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Wnioskodawcę dokumentach.
- W ramach audytu badane jest w szczególności czy:
- księgi rachunkowe – w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją zadania/projektu;
- dowody księgowe, stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych;
- zestawienia sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktur VAT lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) przedkładane przez Wnioskodawcę do rozliczenia przyznanego dofinansowania;
są zgodne ze stanem faktycznym realizacji zadania/projektu (w tym czy prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową zadania/projektu, według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów), a także czy odpowiadają wymogom zawartym w umowie.
- Audyt obejmuje w szczególności:
- weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, w tym m.in.:
- weryfikację (na podstawie reprezentatywnej próby) oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadania/projektu (w okresie objętym audytem), w tym czy dowody księgowe spełniają warunki określone w art. 21 oraz art. 22 ustawy o rachunkowości oraz weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), wymaganych zgodnie z warunkami umowy; dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych,
- ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały faktycznie poniesione, czy są zasadne i oszczędne, czy są związane z realizacją zadania/projektu, czy zostały poniesione w terminie realizacji zadania/projektu),
- sprawdzenie wniesienia przez Wnioskodawcę wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi w umowie,
- kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy o rachunkowości, w części dotyczącej audytowanego zadania/projektu,
- sprawdzenie, czy w zakresie zdarzeń dotyczących realizacji zadania/projektu prowadzona jest wyodrębniona dokumentacja finansowo-księgowa i ewidencja księgowa, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o rachunkowości, w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych,
- sprawdzenie statusu podatkowego Wnioskodawcy (w szczególności w zakresie podatku VAT);
- weryfikację zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji zadania/projektu w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji zadania/projektu;
- weryfikację sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach zadania/projektu, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781);
- weryfikację sposobu monitorowania zadania/projektu przez Wnioskodawcę (osiągania celu zadania/projektu), dotrzymanie harmonogramu realizacji działań w zadaniu/projekcie;
- o ile dotyczy danego Wnioskodawcy – ocenę poprawności udzielania zamówień publicznych obejmującą w szczególności sprawdzenie, czy Wnioskodawca prawidłowo stosuje ustawę Prawo zamówień publicznych W przypadku Wnioskodawców, którzy nie są zobligowani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, audyt powinien obejmować prawidłowość zakupu dostaw i usług pod względem gospodarności oraz – w przypadku powierzenia wykonania usługi wykonawcy zewnętrznemu – spełnienie zasady bezstronności, konkurencyjności i obiektywizmu; pod pojęciem „powierzenia wykonania usługi wykonawcy zewnętrznemu” należy rozumieć sytuację, w której podmiot prowadzący działalność gospodarczą otrzyma zlecenie na wykonanie usługi i będzie to zlecenie realizować przy pomocy swoich pracowników;
- o ile dotyczy danego Wnioskodawcy – ocenę poprawności stosowania zasady konkurencyjności zgodnie z warunkami wskazanymi w zasadach realizacji zadania ustawowego lub w procedurach realizacji programu;
- weryfikację sposobu realizacji działań promocyjnych, zgodnie z warunkami umowy;
- weryfikację sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji zadania/projektu;
- sprawdzenie, czy Wnioskodawca wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte.
- weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, w tym m.in.:
- Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony zgodnie z „Międzynarodowymi standardami praktyki zawodowej audytu wewnętrznego”, opracowanymi przez The Institute of Internal Auditors, jako standardy audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych, stanowiącymi załącznik do Komunikatu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 12 grudnia 2016 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MR i F z 2016 r. poz. 28).
- Audytem zewnętrznym musi być objętych co najmniej 90% kosztów zadania/projektu.
V. Obowiązek przeprowadzenia audytu zewnętrznego
- Zadania/projekty podlegają obowiązkowi przeprowadzenia audytu zewnętrznego, gdy wartość jednego zadania/projektu, w odniesieniu do kosztów kwalifikowalnych, jest równa bądź przekracza 700.000 zł, z zastrzeżeniem postanowień ust. 2.
- W przypadku zadań/projektów wieloletnich, w których system finansowania ze środków PFRON podzielony został na odrębne okresy wskazane w zasadach realizacji zadania ustawowego lub w treści ogłoszenia o konkursie lub w procedurach realizacji programu, stosowane są następujące zasady:
- podczas rozpatrywania wniosku złożonego na pierwszy okres realizacji brana jest pod uwagę wartość zadania/projektu wskazana dla pierwszego okresu;
- jeżeli Wnioskodawca otrzyma dofinansowanie na realizację zadania/projektu, to przy ubieganiu się o dofinansowanie na kolejny okres realizacji zadania/projektu brana jest pod uwagę suma wartości zadania/projektu z poprzednich okresów realizacji oraz z okresu który jest przedmiotem zaktualizowanego wniosku.
- Z uwzględnieniem postanowień ust 1-2, audyt zewnętrzny przeprowadzany jest dla zadania/projektu, którego wartość (w odniesieniu do kosztów kwalifikowalnych) wraz z:
- wartością pozostałych zadań/projektów zgłoszonych do PFRON (np. w ramach tego samego konkursu) – w tym przypadku wartości poszczególnych zadań/projektów sumowane są począwszy od zadania/projektu o najniższej wartości;
- wartością projektów realizowanych równocześnie przez Wnioskodawcę, w ramach zadań ustawowych lub programów, o których mowa w rozdziale II „Wytycznych”;
jest równa lub przekracza 1.000.000 zł.
- Sumowaniu podlegają wartości zadań/projektów realizowanych w ramach tych zadań ustawowych lub programów, o których mowa w rozdziale II „Wytycznych”, w których przewidziany został (w zasadach realizacji zadania ustawowego lub w treści ogłoszenia o konkursie lub w procedurach realizacji programu) obowiązek przeprowadzenia audytu zewnętrznego.
- W związku z postanowieniami ust. 3, w celu ustalenia obowiązku przeprowadzenia audytu zewnętrznego dla zadań/projektów składanych w ramach ogłaszanych przez PFRON konkursów należy stosować następujące zasady:
- sumowanie wartości zadań/projektów należy rozpocząć od zadań/projektów, które zostały objęte dofinansowaniem ze środków PFRON, a następnie do wyliczeń dodać wartości zadań/projektów składanych w ogłoszonym konkursie – każdorazowo wyliczeń należy dokonywać począwszy od zadania/projektu o najniższej wartości;
- w sytuacji, gdy Wnioskodawca realizuje zadania/projekty objęte dofinansowaniem ze środków PFRON w ramach wcześniej ogłoszonych konkursów (jeżeli terminy realizacji tych zadań/projektów pokrywają się z terminami zadań/projektów składanymi w najpóźniej ogłoszonym konkursie) – wyliczenia należy rozpocząć od konkursu ogłoszonego najwcześniej, a w ramach danego konkursu od zadania/projektu o najniższej wartości;
- w przypadku zawartej z PFRON umowy wieloletniej, której termin realizacji pokrywa się z terminem realizacji zadań/projektów składanych w najpóźniej ogłoszonym konkursie należy zsumować:
- wartości zadania/projektu (w odniesieniu do kosztów kwalifikowalnych) z poszczególnych okresów realizacji, na które Wnioskodawca otrzymał dofinansowanie oraz
- planowaną wartość zadania/projektu (w odniesieniu do kosztów kwalifikowalnych) w okresie, którego termin realizacji pokrywa się z terminem realizacji zadania/projektów składanych w najpóźniej ogłoszonym konkursie (jeżeli Wnioskodawca planuje złożenie zaktualizowanego wniosku na kolejny okres realizacji zadania/projektu wieloletniego).
- Wnioskodawca ma obowiązek dokonania weryfikacji liczby i wartości realizowanych zadań/projektów, w ramach zadań ustawowych lub programów, o których mowa w rozdziale II „Wytycznych”, według stanu na dzień złożenia wniosku do PFRON.
- Pojęcie „zadania/projekty realizowane równocześnie” oznacza sytuację, w której terminy realizacji poszczególnych zadań/projektów pokrywają się w zakresie co najmniej 1 dnia kalendarzowego.
- Za kwalifikowalny uznawany jest koszt audytu nie przekraczający 2% łącznych kosztów kwalifikowalnych danego zadania/projektu (w przypadku zadań/projektów wieloletnich – danego okresu finansowania zadania/projektu). W zasadach realizacji zadania ustawowego lub w treści ogłoszenia o konkursie lub w procedurach realizacji programu może zostać wskazane dodatkowo ograniczenie kwotowe na pokrycie kosztów audytu.
VI. Termin przeprowadzenia audytu zewnętrznego
- Rozpoczęcie audytu musi nastąpić nie wcześniej niż przed poniesieniem co najmniej 70% łącznych kosztów kwalifikowalnych zadania/projektu, zaś zakończenie audytu – przed złożeniem do PFRON końcowego sprawozdania z realizacji zadania/projektu, z zastrzeżeniem postanowień ust. 2 oraz postanowień rozdziału VIII ust. 3 „Wytycznych”.
- W przypadku zadań/projektów wieloletnich, których system finansowania ze środków PFRON podzielony został na okresy, wskazane w zasadach realizacji zadania ustawowego lub w treści ogłoszenia o konkursie lub w procedurach realizacji programu – warunki wskazane w ust. 1 odnoszą się do danego okresu finansowania zadania/projektu.
- Potwierdzenie wydane przez audytora musi dotyczyć kwot i informacji zawartych w dokumentach związanych z realizowanym zadaniem/projektem od dnia rozpoczęcia realizacji zadania/projektu do dnia rozpoczęcia audytu zewnętrznego.
VII. Wybór audytora
- Wybór audytora należy do Wnioskodawcy, z tym że Wnioskodawca powinien zapewnić odpowiednią jakość audytu poprzez zlecenie wykonania tej usługi podmiotom, które posiadają niezbędne doświadczenie oraz dysponują osobami o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu w zakresie przeprowadzania audytu.
- Wybór podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu musi zostać dokonany z zachowaniem zasady bezstronności, konkurencyjności i obiektywizmu a także z zachowaniem przepisów o zamówieniach publicznych, w zakresie w jakim ustawa Prawo zamówień publicznych zobowiązuje Wnioskodawcę do jej stosowania.
- Przez podmioty o niezbędnym doświadczeniu należy rozumieć podmioty:
- dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach;
- posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty);
- posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych;
- posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego lub audytu wewnętrznego.
- Przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytu należy rozumieć osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, z późn. zm.). W przypadku osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu zewnętrznego zadania/projektu warunki wskazane w ust. 3 pkt 2-4 stosuje się odpowiednio.
- Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu zobligowany jest do złożenia:
- wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania;
- wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia;
- potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów poświadczających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.
- Dokumenty, o których mowa w ust. 5, powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu audytu, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytu. Złożenie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiedniego doświadczenia przez podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu powinno stanowić wymóg w stosunku do oferentów ubiegających się o zlecenie tej usługi.
- Wnioskodawca zobowiązany jest do gromadzenia i przechowywania dokumentów, o których mowa w ust. 5, wraz z innymi dokumentami dotyczącymi zadania/projektu.
- Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.
- Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego Wnioskodawcy. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt zewnętrzny:
- posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w Jednostce audytowanej lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego zadania/projektu;
- jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej;
- osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Jednostki audytowanej, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt;
- w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego;
- jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby;
- jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, który następnie audytuje;
- z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.
- Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać również wymóg bezstronności i niezależności od PFRON. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z PFRON osób wykonujących audyt zewnętrzny.
- Osoby przeprowadzające audyt zewnętrzny składają pisemne oświadczenie o bezstronności i niezależności. Oświadczenia stanowią załączniki do umowy podpisywanej pomiędzy Wnioskodawcą a wykonawcą audytu zewnętrznego. Wzór oświadczenia o bezstronności i niezależności składanego przez osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu stanowi załącznik do „Wytycznych”.
VIII. Raport/sprawozdanie z audytu zewnętrznego
- Po przeprowadzeniu audytu zewnętrznego, audytor zobowiązany jest do przygotowania raportu/sprawozdania z audytu. Jednostka audytowana ma prawo do odniesienia się do raportu/sprawozdania.
- Raport/sprawozdanie (wraz z zaleceniami i opinią audytora), a także stanowisko Jednostki audytowanej:
- przekazywane są do PFRON w terminie 7 dni od daty sporządzenia raportu/sprawozdania, a jeżeli Jednostka audytowana korzysta z prawa odniesienia się do raportu/sprawozdania – w terminie 7 dni od daty sporządzenia stanowiska Jednostki audytowanej, z zastrzeżeniem postanowień ust. 3;
- archiwizowane są w dokumentacji dotyczącej zadania/projektu.
- Z uwzględnieniem postanowień ust. 2 pkt 1 Wnioskodawca ma obowiązek złożenia do PFRON raportu/sprawozdania z przeprowadzonego audytu najpóźniej łącznie ze sprawozdaniem końcowym z realizacji zadania/projektu.
- Raport/sprawozdanie z audytu zewnętrznego powinien zawierać w szczególności następujące elementy:
- datę sporządzenia raportu/sprawozdania;
- nazwę i adres podmiotu realizującego zadanie/projekt;
- nazwę podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny;
- nazwę audytowanego zadania/projektu, numer i datę umowy, która dotyczy audytowanego zadania/projektu;
- całkowitą wartość zadania/projektu w tym całkowitą wartość kosztów kwalifikowalnych, kwotę dofinansowania;
- termin realizacji zadania/projektu oraz zwięzły opis audytowanego zadania/projektu;
- imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu zewnętrznego;
- termin przeprowadzenia audytu zewnętrznego;
- okres objęty audytem zewnętrznym;
- zakres przedmiotowy audytu zewnętrznego, w tym zestawienie dokumentów (wystawca, rodzaj, numer dokumentu, kwota kosztu kwalifikowanego), które zostały poddane badaniu;
- podjęte działania i zastosowane techniki audytu zewnętrznego;
- informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania audytowego;
- ustalenia stanu faktycznego;
- wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji zadania/projektu wraz ze wskazaniem ich wagi;
- określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień;
- uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, ewentualne rekomendacje;
- podpisy audytorów sporządzających raport/sprawozdanie.
- Wszystkie strony raportu/sprawozdania z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane i parafowane przez audytora zewnętrznego.
IX. Kwalifikowalność kosztu audytu zewnętrznego
- Koszt audytu stanowi koszt kwalifikowalny w ramach zadania/projektu pod warunkiem zachowania następujących przesłanek:
- koszt audytu zewnętrznego został zaplanowany w budżecie zadania/projektu;
- wyboru wykonawcy audytu zewnętrznego dokonano z zachowaniem zasady bezstronności, konkurencyjności i obiektywizmu a także z zachowaniem przepisów o zamówieniach publicznych, w zakresie w jakim ustawa Prawo zamówień publicznych zobowiązuje Wnioskodawcę do jej stosowania;
- wybrany wykonawca audytu zewnętrznego legitymuje się doświadczeniem w badaniu zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty) oraz spełnia wymogi wskazane w „Wytycznych”;
- zakres audytu oraz raport/sprawozdanie obejmują co najmniej zakres wskazany w rozdziale IV „Wytycznych”;
- kontrola prowadzona przez PFRON lub inny uprawniony podmiot, nie stwierdziła (na podstawie badania tych samych dokumentów) nieprawidłowości lub znacznych uchybień w realizacji zadania/projektu, których nie wykazano w raporcie/sprawozdaniu z audytu;
- przeprowadzenie audytu zewnętrznego jest obligatoryjne dla zadania/projektu z uwagi na limit określony w rozdziale V niniejszych „Wytycznych”.
- Koszt audytu zewnętrznego zostanie uznany za niekwalifikowalny jeżeli raport /sprawozdanie z przeprowadzonego audytu nie spełni warunków określonych w „Wytycznych” (tj. gdy audyt nie zostanie przeprowadzony zgodnie z „Wytycznymi”).
- W przypadku, gdy obowiązek przeprowadzenia audytu zewnętrznego wynika z zapisów umowy, Wnioskodawca zobowiązany jest do jego przeprowadzenia zgodnie z wymogami określonymi w „Wytycznych”, niezależnie czy koszt sporządzenia audytu stanowi koszt kwalifikowalny i czy został zaplanowany w budżecie zadania/projektu.
- W uzasadnionych przypadkach Wnioskodawca może zostać zobligowany przez PFRON do ponownego przeprowadzenia audytu zewnętrznego w przypadku, gdy raport ten nie spełnia wymogów określonych w „Wytycznych”. Koszt ponownego przeprowadzenia audytu jest kosztem niekwalifikowalnym.