Zmiany wprowadzone w 2018 roku do „Zasad wspierania realizacji zadań” (art. 36 ustawy o rehabilitacji) - PFRON

Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych informuje, iż zgodnie z decyzją Zarządu PFRON przyjęte zostały „Zasady wspierania realizacji zadań z zakresu rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych, zlecanych organizacjom pozarządowym przez PFRON” – obowiązujące od konkursu „Szansa-Rozwój-Niezależność” (konkurs nr 1/2018).

Modyfikacje „Zasad wspierania realizacji zadań” mogą zostać podzielone na następujące kategorie:

1. Zmiany wynikające z przeprowadzonych konsultacji społecznych.

W okresie od marca 2018 roku do czerwca 2018 roku przeprowadzone zostały przez PFRON konsultacje społeczne z organizacjami pozarządowymi dotyczące kierunków zmian do trybu zlecania realizacji zadań organizacjom pozarządowym, w ramach art. 36 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

Konsultacje podzielone zostały na trzy etapy:

• etap pierwszy – przedłożenie przez organizacje pozarządowe „Koncepcji kierunków zmian do trybu zlecania realizacji zadań organizacjom pozarządowym w ramach art. 36 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych”;
• etap drugi – udostępnienie na stronie internetowej PFRON przedłożonych w ramach etapu pierwszego „Koncepcji kierunków zmian” i zaproszenie organizacji pozarządowych do zgłaszania uwag;
• etap trzeci – zorganizowanie dwóch spotkań konsultacyjnych podczas których przedyskutowane zostały nadesłane propozycje zmian.

Organizacje pozarządowe zgłosiły szereg propozycji zmierzających do optymalizacji trybu zlecenia realizacji zadań z zakresu rehabilitacji społecznej i zawodowej osób niepełnosprawnych.

Podejmując prace związane z przygotowaniem dokumentacji do konkursu „Szansa-Rozwój-Niezależność” (ogłoszonego w dniu 24 września 2018 roku) Fundusz uwzględnił zarówno postulaty zgłoszone przez organizacje pozarządowe, jak również techniczne możliwości wprowadzenia niektórych zmian do Generatora wniosków, obsługującego konkursy o zlecenie realizacji zadań. Z przyczyn obiektywnych, niektóre ze zgłoszonych propozycji będą mogły zostać wykorzystane dopiero w

kolejnych edycjach konkursów.

Tegoroczna modyfikacja „Zasady wspierania realizacji zadań” obejmuje:

1. wprowadzenie, w kierunku pomocy 2, możliwości realizacji form wsparcia przy udziale rodziców (opiekunów) beneficjentów ostatecznych oraz możliwości realizacji form wsparcia na rzecz rodziców (opiekunów) beneficjentów – również w ramach typu projektu „wsparcie realizowane poza placówką” (dotychczas zgłoszenie tego rodzaju działań w kierunku pomocy 2 było możliwe jedynie w typie projektu „prowadzenie rehabilitacji w placówce (rehabilitacja ciągła)”);
2. uelastycznienie warunków realizacji budżetu projektu – zwiększenie wartości procentowej do której mogą być przeprowadzane, bez konieczności uzyskania akceptacji PFRON, przesunięcia zaoszczędzonych kwot oraz wprowadzenie możliwości przesunięcia (bez konieczności uzyskania zgody Funduszu) zaoszczędzonych kwot również na pozycje wykazane w kategoriach kosztów osobowych;
3. zrezygnowanie z konieczności wyliczania kosztów wynagrodzeń osób zatrudnionych w projekcie na podstawie umowy o pracę w oparciu o średnią liczbę godzin pracy w miesiącu oraz średnią stawkę za godzinę pracy (powrót do rozwiązań obowiązujących we wcześniejszych konkursach – wskazywanie w budżecie projektu wartości etatu oraz kwoty na jeden etat);
4. wprowadzenie do Generatora wniosków informacji pozwalających na przyznanie przez komisję konkursową (na etapie oceny merytorycznej) dodatkowych punktów za skuteczność działań danej organizacji pozarządowej w zakresie aktywizacji zawodowej osób niepełnosprawnych (liczba osób niepełnosprawnych dotychczas wprowadzonych na rynek pracy przez organizację oraz liczba osób niepełnosprawnych, które utrzymały zatrudnienie) – dotyczy kierunku pomocy 1 „wejście osób niepełnosprawnych na rynek pracy”;
5. wprowadzenie do Generatora wniosków informacji pozwalających na przyznanie przez komisję konkursową (na etapie oceny merytorycznej) dodatkowych punktów dla organizacji pozarządowych zatrudniających osoby z niepełnosprawnością;
6. uwzględnienie w Generatorze wniosków możliwości wyboru odpowiedzi „Stopień niepełnosprawności bez znaczenia” oraz „Rodzaj niepełnosprawności bez znaczenia” – bez konieczności szczegółowego opisywania docelowej grupy beneficjentów ostatecznych korzystających z danej formy wsparcia w projekcie;
7. wprowadzenie w Generatorze wniosków znacznika pozwalającego na identyfikację form wsparcia stacjonarnych i wyjazdowych, co pozwoli na porównanie wysokości kosztów podczas wyznaczania przez Zarząd PFRON wskaźników bazowych;
8. zrezygnowanie z konieczności podawania przez Wnioskodawcę we wniosku szczegółowych informacji dotyczących projektów realizowanych ze środków PFRON za pośrednictwem samorządu terytorialnego; jak również zrezygnowanie z konieczności podawania we wniosku szczegółowych informacji dotyczących powiązania projektu z innymi projektami dofinansowanymi ze środków publicznych;
9. wprowadzenie zmiany sposobu wyliczania wartości pracy wolontariuszy – w przypadku zadań, których wynikiem jest powstanie utworu w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

2. Zmiany w przepisach powszechnie obowiązujących.

W 2018 roku weszły w życie zmiany dotyczące:

1. warunków przetwarzania danych osobowych – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), tzw. „RODO”;
   oraz
2. ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1509, z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1291, z późn. zm.) – zwiększony został limit wartości środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych umożliwiający jednorazowe zaliczenie wydatków na nabycie tych środków lub wartości do kosztów uzyskania przychodów, z 3.500 zł do 10.000 zł.

Wobec powyższego, dokumentacja konkursowa została dostosowana do zmian legislacyjnych.

Przykładowe uregulowania dotyczące przetwarzania danych osobowych, wprowadzone do wzorów umów o zlecenie realizacji zadań (§ 7 poszczególnych wzorów umów):

1. administratorami danych osobowych beneficjentów ostatecznych projektu oraz personelu projektu, zgromadzonych w Ewidencji Godzin Wsparcia są Zleceniobiorca oraz PFRON;
2. strony umowy zobowiązane są do przestrzegania obowiązków administratora danych osobowych, wynikających z przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „RODO” oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000);
3. w przypadku przetwarzania danych osobowych przez PFRON spełnione są przesłanki wynikające z art. 6 ust. 1 lit. b, c i e RODO oraz z art. 9 ust. 2 lit. b, c, g RODO – dlatego też nie jest konieczne uzyskanie przez PFRON (jako administratora danych osobowych) zgody na przetwarzanie danych osobowych od beneficjentów ostatecznych projektu oraz personelu projektu. PFRON przetwarza dane ww. osób w celu monitorowania i kontroli prawidłowości realizacji projektu przez Zleceniobiorcę oraz do celów sprawozdawczych i ewaluacyjnych;
4. Zleceniobiorca zobowiązany jest w szczególności do:
   1. uzyskania (zgodnie z postanowieniami art. 6 ust. 1 lit. a RODO) zgody na przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych od każdej osoby, której dane zostaną zgromadzone przez Zleceniobiorcę w ramach realizacji projektu; zgoda musi być udzielona na warunkach określonych w art. 7 RODO; brak zgody na przetwarzanie danych osobowych skutkuje brakiem możliwości wzięcia udziału w projekcie,
   2. spełnienia obowiązków informacyjnych wynikających z art. 13 RODO; ponadto, Zleceniobiorca zobowiązany jest do poinformowania beneficjentów ostatecznych projektu oraz personelu projektu, że ich dane osobowe zostaną przekazane do PFRON za pośrednictwem EGW, celu monitorowania i kontroli prawidłowości realizacji projektu przez Zleceniobiorcę oraz do celów sprawozdawczych i ewaluacyjnych realizowanych przez PFRON,
   3. przestrzegania praw osób, których dane dotyczą, określonych w rozdziale III RODO,
   4. prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych osobowych (art. 30 RODO),
   5. zachowania bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych (art. 32 RODO),
   6. przeprowadzenia czynności wskazanych w art. 35 ust. 1-7 RODO.

3. Uwzględnienie zasady minimalizacji danych osobowych wynikającej z RODO.

W związku z wejściem w życie RODO PFRON przeprowadził analizę rodzaju danych osobowych, przetwarzanych w ramach realizacji zadań zlecanych. Wobec wynikającej z RODO zasady minimalizacji danych, wytypowano te rodzaje danych, których dalsze przetwarzanie jest nieadekwatne do celów realizacji zadań zlecanych.

4. Identyfikacja projektów w których zgłoszone zostały działania uwzględnione w programie „Za życiem”.

W Generatorze wniosków wprowadzone zostały następujące znaczniki: „Czy projekt przewiduje działania dotyczące rehabilitacji domowej dzieci niepełnosprawnych oraz edukacji rodziców (opiekunów prawnych) w miejscu ich zamieszkania poprzez przygotowanie do samodzielnego wspomagania rozwoju dziecka niepełnosprawnego” oraz „Czy projekt przewiduje działania dotyczące poradnictwa indywidualnego i grupowego oraz grup środowiskowego wsparcia dla rodzin dzieci niepełnosprawnych”.

5. Uszczegółowienie postanowień dotyczących prowadzenia przez Zleceniobiorcę ewidencji godzin wsparcia udzielonego beneficjentom ostatecznym projektu w aplikacji „Ewidencja Godzin Wsparcia” oraz określenie sankcji za niedotrzymanie wyznaczonych terminów.

Dodany został warunek, iż na dzień złożenia do PFRON sprawozdania z realizacji projektu (częściowego lub końcowego) dane wprowadzone przez Zleceniobiorcę do EGW muszą być kompletne w odniesieniu do zakresu zrealizowanych działań merytorycznych w projekcie, przedstawionych przez Zleceniobiorcę w sprawozdaniu.
Brak kompletu danych w EGW w stosunku do działań opisanych w sprawozdaniu z realizacji projektu (częściowym lub końcowym), stanowi dla PFRON podstawę do uznania za niekwalifikowalne kosztów zarządzania projektem (tj. kosztów wynagrodzenia koordynatora lub kierownika projektu lub innego personelu bezpośrednio zaangażowanego w zarządzanie projektem) – w wysokości 20% sumy kosztów ujętych w kategorii „koszty osobowe personelu administracyjnego” (a w przypadku rozliczania kosztów pośrednich ryczałtem – w wysokości 20% kwoty ryczałtu).

6. Doprecyzowanie zapisów, które budziły wątpliwości podczas realizacji dotychczas ogłoszonych przez PFRON konkursów o zlecenie realizacji zadań.

Postanowienia „Zasad wspierania realizacji zadań” zmienione zostały w następującym zakresie:

1. doprecyzowanie w „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności kosztów” sposobu wykazywania kosztów eksploatacji pomieszczeń w których prowadzone są zajęcia merytoryczne w przypadku ryczałtowego wyboru rozliczania kosztów pośrednich – koszty eksploatacji pomieszczeń placówki (czynsz, media) w których prowadzone są zajęcia rehabilitacyjne mogą zostać zaliczone do kosztów bezpośrednich i wykazane w budżecie projektu w kategorii: „Koszty funkcjonowania jednostek wskazanych przez Wnioskodawcę do realizacji projektu”; koszty wynajęcia sal na przeprowadzenie np. szkolenia mogą zostać wykazane w budżecie projektu w kategorii „Koszty związane z udziałem uczestników projektu”;
2. wprowadzenie zapisu o braku możliwości wyboru ryczałtowego sposobu rozliczania kosztów pośrednich w przypadku projektów dotyczących placówek finansowanych z innych (niż PFRON) źródeł publicznych, niezależnie od sposobu rozliczania kosztów pośrednich w innych projektach, które zostały dofinansowane ze środków PFRON w ramach wcześniej ogłoszonych konkursów;
3. doprecyzowanie warunków kwalifikowalności kosztów wynagrodzenia osoby zatrudnionej w projekcie na podstawie umowy cywilnoprawnej, która jest jednocześnie zatrudniona u Zleceniobiorcy na podstawie umowy o pracę – odniesienie limitu godzin pracy w miesiącu nie tylko do projektu (jak było dotychczas) ale do ogółu wykonywanych przez danego pracownika zadań;
4. doprecyzowanie warunków kwalifikowalności kosztów powierzenia wykonania usług wykonawcy zewnętrznemu, w tym wprowadzenie wykluczenia możliwości powierzenia wykonania usług podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo ze Zleceniobiorcą;
5. uregulowanie, iż w projekcie dotyczącym typu projektu „prowadzenie rehabilitacji w placówce” ewentualne wsparcie realizowane poza placówką (jeżeli ma wpływ na kompleksowość prowadzonych działań) nie może mieć charakteru przeważającego w odniesieniu do pozostałych form wsparcia zaplanowanych w projekcie (tj. nie może stanowić więcej niż 30% ogółu godzin wsparcia zaplanowanych w projekcie);
6. doprecyzowanie warunków realizacji projektów w których zgłoszone zostanie zadanie pn. „prowadzenie poradnictwa psychologicznego, społeczno-prawnego oraz udzielanie informacji na temat przysługujących uprawnień, dostępnych usług, sprzętu rehabilitacyjnego i pomocy technicznej dla osób niepełnosprawnych” (§ 1 pkt 4 rozporządzenia), w tym:
   1. brak konieczności prowadzenia przez Wnioskodawcę ewidencji godzin wsparcia udzielonego beneficjentom ostatecznym projektu (w aplikacji „EGW”) jeżeli wsparcie polega na udzielaniu wyłącznie jednorazowych porad lub informacji,
   2. brak konieczności gromadzenia danych osobowych beneficjentów ostatecznych (np. stopnia i rodzaju niepełnosprawności),
   3. dopuszczenie możliwości kierowania wsparcia również do rodziców (opiekunów) osób niepełnosprawnych i wykazanie tego wsparcia w projekcie jako wsparcia bezpośredniego;
7. uregulowanie, iż w sytuacji gdy liczba godzin pracy personelu wykazana w budżecie projektu jest wyższa (nie więcej niż o 30%) od liczby godzin wsparcia zaplanowanej w ramach poszczególnych form wsparcia w części B wniosku – nadwyżka godzin może zostać wygenerowana wyłącznie w tych okresach, w których zaplanowana została (zgodnie z wnioskiem) realizacja form wsparcia prowadzonych przez poszczególnych specjalistów;
8. uregulowanie obowiązku uzyskania przez Zleceniobiorcę poświadczenia korzystania ze wsparcia przez rodziców (opiekunów) w sytuacji gdy projekt (zgłoszony w kierunku pomocy 2) przewiduje formy wsparcia realizowane przy udziale rodziców (opiekunów) beneficjentów ostatecznych lub formy wsparcia realizowane na rzecz rodziców (opiekunów) beneficjentów ostatecznych; dotychczas obowiązek dotyczył wyłącznie beneficjentów ostatecznych;
9. doprecyzowanie, w przypadku kierunku pomocy 3, iż w sytuacji gdy w ramach projektu planowana jest organizacja imprez kilkudniowych wyliczenie przeciętnej liczby dni udziału jednego uczestnika/beneficjenta ostatecznego w projekcie musi zostać przeprowadzone z uwzględnieniem warunku, iż dzień przyjazdu oraz dzień wyjazdu uczestników projektu/beneficjentów ostatecznych projektu nie jest wliczany w łączną liczbę dni trwania imprezy, o ile nie są prowadzone w tych dniach żadne działania merytoryczne na rzecz uczestników projektu/beneficjentów ostatecznych projektu.

7. Warunki wnoszenia przez Zleceniobiorcę wkładu własnego do projektu.

Dopuszczona została możliwość zmniejszenia (podczas realizacji projektu) wysokości kwotowej wkładu własnego Zleceniobiorcy, przy zachowaniu zadeklarowanego poziomu procentowego.
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U z 2016 r., poz. 1300), umożliwia zmniejszenie wysokości wkładu własnego Zleceniobiorcy o ile nie zmniejszy się udział tych środków w stosunku do wydatkowanej kwoty dotacji. Wzory umów o zlecenie realizacji zadań w ramach art. 36 ustawy o rehabilitacji dostosowane zostały zatem do postanowień wynikających z rozporządzenia MRPiPS.

8. Zasady przekazywania dofinansowania na pokrycie kosztów inwestycyjnych.

Wprowadzona została zasada przekazywania dofinansowania przyznanego na pokrycie kosztów inwestycyjnych (np. zakup sprzętu/urządzeń niezbędnych do realizacji projektu) w całości w ramach pierwszej transzy – pozwoliło to na rezygnację z konieczności przedstawiania przez Zleceniobiorcę „Zapotrzebowania na środki finansowe PFRON” przed przekazaniem poszczególnych transz dofinansowania. Dodatkowo, usunięte zostało ryzyko wystąpienia sytuacji, w której zakupy niezbędnych do prawidłowej realizacji projektu urządzeń (zgodnie z uzasadnieniem przedstawionym we wniosku) dokonywane są przez Zleceniobiorców dopiero pod koniec realizacji projektu.

9. Termin zapewnienia dostępności wydawnictw internetowych.

W przypadku gdy przedmiotem dofinansowania jest wydawnictwo internetowe, Zleceniobiorca zobowiązany jest (zgodnie z nowymi regulacjami) do zapewnienia dostępności tego wydawnictwa na stronie internetowej. Minimalny okres trwania zobowiązania wynosi 24 miesiące od daty zakończenia realizacji projektu (w uzasadnionych przypadkach może nastąpić skrócenie tego okresu za zgodą PFRON).