Szukasz finansowania na realizację działań na rzecz osób niepełnosprawnych? Wyszukaj konkurs dla organizacji i poznaj warunki ubiegania się o wsparcie.
Wytyczne dotyczące audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych
I. Definicje pojęć
Ilekroć w niniejszym dokumencie jest mowa o:
- audycie zewnętrznym – należy przez to rozumieć przeprowadzony przez podmiot zewnętrzny, niezależny od Jednostki audytowanej, ogół działań, prowadzący do uzyskania obiektywnej i niezależnej oceny realizacji zadania/projektu pod względem legalności, gospodarności, rzetelności, a także przejrzystości i jawności,
- gospodarności – należy przez to rozumieć kryterium audytu dotyczące zgodności realizacji zadania/projektu z zasadami efektywnego gospodarowania, tj.:
- oszczędności (minimalizacja kosztów prowadzonych działań, przy zachowaniu wymaganej jakości),
- wydajności (maksymalizacja produktów, o określonej jakości, możliwych do osiągnięcia przy danych nakładach, lub minimalizacja nakładów dla osiągnięcia danych produktów, o określonej jakości),
- skuteczności (stopień zgodności pomiędzy zamierzonymi a faktycznymi skutkami działalności),
- jawności – należy przez to rozumieć kryterium audytu dotyczące zakresu udostępniania do PFRON danych i informacji dotyczących realizowanego zadania/projektu,
- legalności – należy przez to rozumieć kryterium audytu dotyczące zgodność z obowiązującymi w badanym okresie przepisami konstytucji, ustaw, ratyfikowanych umów międzynarodowych, rozporządzeń, aktów prawa miejscowego oraz przepisów wewnętrznych,
- PFRON – należy przez to rozumieć Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,
- przejrzystości – należy przez to rozumieć kryterium audytu obejmujące, w szczególności, prawidłowość klasyfikowania dochodów i wydatków publicznych, stosowanie obowiązujących zasad rachunkowości, prawidłowość prowadzenia sprawozdawczości,
- rzetelności – należy przez to rozumieć kryterium audytu obejmujące wypełnianie obowiązków z należytą starannością, sumiennie i we właściwym czasie; wypełnianie zobowiązań zgodnie z ich treścią; dokumentowanie określonych działań lub stanów faktycznych zgodnie z rzeczywistością, we właściwej formie i wymaganych terminach, bez pomijania określonych faktów i okoliczności,
- umowie – należy przez to rozumieć umowę zawartą pomiędzy Wnioskodawcą a PFRON, dotyczącą dofinansowania kosztów realizacji zadania/projektu,
- ustawie o rehabilitacji – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2011 r. Nr 127, poz. 721, z późn. zm.),
- wniosku – należy przez to rozumieć wniosek dotyczący finansowania w części lub w całości kosztów realizacji zadania/projektu, składany przez Wnioskodawcę do PFRON,
- Wnioskodawcy, Jednostce audytowanej – należy przez to rozumieć podmiot, który uzyskał dofinansowanie ze środków PFRON na realizację zadania/projektu,
- "Wytycznych” – należy przez to rozumieć niniejsze „Wytyczne dotyczące audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych”.
II. Zakres obowiązywania „Wytycznych”
„Wytyczne” mają zastosowanie do zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach:
- zadania ustawowego określonego w art. 36 ustawy o rehabilitacji (tzw. „zadania zlecane”) – jeżeli w treści ogłoszenia danego konkursu wprowadzony został obowiązek przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu,
- zadania ustawowego określonego w art. 47 ust. 1 pkt 4 lit. b ustawy o rehabilitacji (finansowanie w części lub całości badań, ekspertyz i analiz dotyczących rehabilitacji zawodowej i społecznej) – jeżeli zasady realizacji tego zadania ustawowego przewidują obowiązek przeprowadzenia audytu zewnętrznego zadania/projektu,
- programów zatwierdzonych przez Radę Nadzorczą PFRON (art. 47 ust. 1 pkt 4 lit. a ustawy o rehabilitacji) – jeżeli procedury realizacji programu przewidują obowiązek przeprowadzenia audytu zewnętrznego zadania/projektu.
III. Cel audytu zewnętrznego
Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że koszty poniesione w ramach realizacji zadania/projektu są kwalifikowalne, a zadanie/projekt jest realizowany zgodnie z przepisami prawa, z wnioskiem i umową oraz wydanie opinii w tym zakresie.
IV. Zakres audytu zewnętrznego
- Audytor dokonuje oceny dokumentów finansowych i rzeczowych w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Wnioskodawcę. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji zadania/projektu z jego założeniami określonymi we wniosku oraz w umowie. Podczas audytu badana jest wiarygodność danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Wnioskodawcę dokumentach związanych z realizowanym zadaniem/projektem.
- W ramach audytu badane jest w szczególności czy:
- księgi rachunkowe – w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją zadania/projektu,
- dowody księgowe, stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych,
- zestawienia sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktur VAT i/lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) przedkładane przez Wnioskodawcę do rozliczenia przyznanego dofinansowania,
są zgodne ze stanem rzeczywistym realizacji zadania/projektu (w tym czy prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową zadania/projektu, według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów) a także czy odpowiadają wymogom zawartym w umowie.
- Audyt obejmuje w szczególności:
- weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, w tym m.in.:
- weryfikację, na podstawie reprezentatywnej próby, oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadania/projektu (w okresie objętym audytem), w tym weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), zgodnie z warunkami umowy; dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych,
- ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały faktycznie poniesione, czy są zasadne i oszczędne, czy są związane z realizacją zadania/projektu, czy zostały poniesione w terminie realizacji zadania/projektu),
- sprawdzenie wniesienia przez Wnioskodawcę wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi w umowie,
- kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.), w części dotyczącej audytowanego zadania/projektu,
- sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa w zakresie zdarzeń dotyczących realizacji zadania/projektu, zgodnie z zasadami wskazanymi w umowie,
- sprawdzenie statusu podatkowego Wnioskodawcy (w szczególności w zakresie podatku VAT),
- weryfikację zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji zadania/projektu w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji zadania/projektu,
- weryfikację sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach zadania/projektu, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.),
- weryfikację sposobu monitorowania zadania/projektu przez Wnioskodawcę (osiągania celu zadania/projektu), dotrzymanie harmonogramu realizacji działań w zadaniu/projekcie,
- o ile dotyczy danego Wnioskodawcy – ocenę poprawności udzielania zamówień publicznych obejmującą w szczególności sprawdzenie, czy Wnioskodawca prawidłowo stosuje ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.). W przypadku Wnioskodawców, którzy nie są zobligowani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, audyt powinien obejmować prawidłowość zakupu dostaw i usług pod względem gospodarności.
- weryfikację sposobu realizacji działań promocyjnych, zgodnie z warunkami umowy,
- weryfikację sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji zadania/projektu,
- sprawdzenie, czy Wnioskodawca wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte.
- weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, w tym m.in.:
- Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego, stanowiącymi załącznik do Komunikatu Nr 4 Ministra Finansów z dnia 20 maja 2011 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2011 r. Nr 5, poz. 23).
V. Obowiązek przeprowadzenia audytu zewnętrznego
- Zadania/projekty podlegają obowiązkowi przeprowadzenia audytu zewnętrznego, gdy wartość jednego zadania/projektu, w odniesieniu do kosztów kwalifikowalnych, jest równa bądź przekracza 700.000 zł.
- Z uwzględnieniem postanowień ust 1, audyt zewnętrzny przeprowadzany jest dla zadania/projektu (lub zadań/projektów), którego wartość, w odniesieniu do kosztów kwalifikowalnych, wraz z wartością pozostałych zadań/projektów zgłoszonych do PFRON i/lub wartością projektów realizowanych równocześnie przez Wnioskodawcę, w ramach zadań ustawowych lub programów, o których mowa w rozdziale II „Wytycznych”, jest równa lub przekracza 1.000.000 zł.
- Jeżeli Wnioskodawca zgłasza do PFRON (w ramach zadań ustawowych lub programów, o których mowa w rozdziale II „Wytycznych”) kilka zadań/projektów – wartości poszczególnych zadań/projektów sumowane są począwszy od projektu o najniższej wartości.
- Pojęcie „zadania/projekty realizowane równocześnie”, o którym mowa w ust. 2, oznacza sytuację, w której terminy realizacji poszczególnych zadań/projektów pokrywają się w zakresie co najmniej 1 dnia kalendarzowego.
- Za kwalifikowalny uznawany jest koszt audytu nie przekraczający 2% łącznych kosztów kwalifikowalnych danego zadania/projektu.
- W przypadku zadań ustawowych i programów, o których mowa w rozdziale II „Wytycznych”, sumowaniu podlegają wartości zadań/projektów, realizowanych w ramach tych zadań ustawowych i/lub programów, w których przewidziany został (w zasadach realizacji lub w procedurach realizacji) obowiązek przeprowadzenia audytu zewnętrznego.
- Wnioskodawca ma obowiązek dokonania weryfikacji liczby i wartości realizowanych zadań/projektów, w ramach zadań ustawowych lub programów, o których mowa w rozdziale II „Wytycznych”, według stanu na dzień złożenia wniosku do PFRON.
VI. Termin przeprowadzenia audytu zewnętrznego
- Audyt zewnętrzny należy przeprowadzić w ostatnim miesiącu realizacji zadania/projektu, z zastrzeżeniem postanowień ust. 2.
- W przypadku zadań/projektów wieloletnich, których system finansowania ze środków PFRON podzielony został na okresy, wskazane w zasadach realizacji zadania ustawowego lub w procedurach realizacji programu – audyt zewnętrzny należy przeprowadzić w ostatnim miesiącu danego okresu dofinansowania zadania/projektu.
- Potwierdzenie wydane przez audytora musi dotyczyć kwot i informacji zawartych w dokumentach związanych z realizowanym zadaniem/projektem od dnia rozpoczęcia realizacji zadania/projektu do dnia rozpoczęcia audytu zewnętrznego.
VII. Wybór audytora
- Wybór audytora należy do Wnioskodawcy, z tym że Wnioskodawca powinien zapewnić odpowiednią jakość audytu poprzez zlecenie wykonania tej usługi podmiotom, które posiadają niezbędne doświadczenie oraz dysponują osobami o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu w zakresie przeprowadzania audytu.
- Wybór podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu musi zostać dokonany z zachowaniem zasady bezstronności, konkurencyjności i obiektywizmu a także z zachowaniem przepisów o zamówieniach publicznych, w zakresie w jakim ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.) zobowiązuje Wnioskodawcę do jej stosowania.
- Przez podmioty o niezbędnym doświadczeniu należy rozumieć podmioty:
- dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach,
- posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty),
- posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
- posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego.
- Przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytu należy rozumieć osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.). W przypadku osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu zewnętrznego projektu warunki wskazane w ust. 3 pkt 2-4 stosuje się odpowiednio.
- Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu zobligowany jest do złożenia:
- wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,
- wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
- potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.
- Dokumenty, o których mowa w ust. 5, powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu audytu, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytu. Złożenie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiedniego doświadczenia przez podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu powinno stanowić wymóg w stosunku do oferentów ubiegających się o zlecenie tej usługi.
- Wnioskodawca zobowiązany jest do gromadzenia i przechowywania dokumentów, o których mowa w ust. 5, wraz z innymi dokumentami dotyczącymi zadania/projektu.
- Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.
- Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego Wnioskodawcy. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt zewnętrzny:
- posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w Jednostce audytowanej lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego zadania/projektu,
- jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
- osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Jednostki audytowanej, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,
- w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego,
- jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby,
- jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, który następnie audytuje,
- z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.
- Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać również wymóg bezstronności i niezależności od PFRON. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z PFRON osób wykonujących audyt zewnętrzny.
- Osoby przeprowadzające audyt zewnętrzny składają pisemne oświadczenie o bezstronności i niezależności ( pobierz ). Oświadczenia stanowią załączniki do umowy podpisywanej pomiędzy Wnioskodawcą a wykonawcą audytu zewnętrznego. Wzór oświadczenia o bezstronności i niezależności składanego przez osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu stanowi załącznik do „Wytycznych”.
VIII. Raport/sprawozdanie z audytu zewnętrznego
- Po przeprowadzeniu audytu zewnętrznego, audytor zobowiązany jest do przygotowania raportu/sprawozdania z audytu. Jednostka audytowana ma prawo do odniesienia się do raportu/sprawozdania.
- Raport/sprawozdanie (wraz z zaleceniami i opinią audytora), a także stanowisko Jednostki audytowanej:
- przekazywane są do PFRON w terminie 7 dni od daty sporządzenia raportu/sprawozdania, a jeżeli Jednostka audytowana korzysta z prawa odniesienia się do raportu/sprawozdania – w terminie 7 dni od daty sporządzenia stanowiska Jednostki audytowanej, z zastrzeżeniem postanowień ust. 3,
- archiwizowane są w dokumentacji dotyczącej zadania/projektu.
- Z uwzględnieniem postanowień ust. 2 pkt 1 Wnioskodawca ma obowiązek złożenia do PFRON raportu/sprawozdania z przeprowadzonego audytu najpóźniej łącznie ze sprawozdaniem końcowym z realizacji zadania/projektu.
- Raport/sprawozdanie z audytu zewnętrznego powinien zawierać w szczególności następujące elementy:
- datę sporządzenia raportu/sprawozdania,
- nazwę i adres podmiotu realizującego zadanie/projekt,
- nazwę podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny,
- nazwę audytowanego zadania/projektu, numer i datę umowy, która dotyczy audytowanego zadania/projektu,
- całkowitą wartość zadania/projektu w tym całkowitą wartość kosztów kwalifikowalnych, kwotę dofinansowania,
- termin realizacji zadania/projektu oraz zwięzły opis audytowanego zadania/projektu,
- imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
- termin przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
- okres objęty audytem zewnętrznym,
- cel audytu zewnętrznego,
- zakres przedmiotowy audytu zewnętrznego, w tym dokumenty (rodzaj, numer, itp.), które zostały poddane badaniu,
- podjęte działania i zastosowane techniki audytu zewnętrznego,
- informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania audytowego,
- ustalenia stanu faktycznego,
- wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji zadania/projektu wraz ze wskazaniem ich wagi,
- określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień,
- uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, ewentualne rekomendacje,
- podpisy audytorów sporządzających raport/sprawozdanie.
- Wszystkie strony raportu/sprawozdania z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane i parafowane przez audytora zewnętrznego.
IX. Kwalifikowalność kosztu audytu zewnętrznego
- Koszt audytu stanowi koszt kwalifikowalny w ramach zadania/projektu pod warunkiem zachowania następujących przesłanek:
- koszt audytu zewnętrznego został zaplanowany w budżecie zadania/projektu,
- wyboru wykonawcy audytu zewnętrznego dokonano z zachowaniem zasady bezstronności, konkurencyjności i obiektywizmu a także z zachowaniem przepisów o zamówieniach publicznych, w zakresie w jakim ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.) zobowiązuje Wnioskodawcę do jej stosowania,
- wybrany wykonawca audytu zewnętrznego legitymuje się doświadczeniem w badaniu zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty) oraz spełnia wymogi wskazane w „Wytycznych”,
- zakres audytu oraz raport/sprawozdanie obejmują co najmniej zakres wskazany w rozdziale IV „Wytycznych”,
- kontrola prowadzona przez PFRON lub inny uprawniony podmiot, nie stwierdziła (na podstawie badania tych samych dokumentów) nieprawidłowości lub znacznych uchybień w realizacji zadania/projektu, których nie wykazano w raporcie/sprawozdaniu z audytu,
- przeprowadzenie audytu zewnętrznego jest obligatoryjne dla projektu z uwagi na limit określony w rozdziale V niniejszych „Wytycznych”,
- Koszt audytu zewnętrznego zostanie uznany za niekwalifikowalny jeżeli raport /sprawozdanie z przeprowadzonego audytu nie spełni warunków określonych w „Wytycznych” (tj. gdy audyt nie zostanie przeprowadzony zgodnie z „Wytycznymi”).
- W przypadku, gdy obowiązek przeprowadzenia audytu zewnętrznego wynika z zapisów umowy, Wnioskodawca zobowiązany jest do jego przeprowadzenia zgodnie z wymogami określonymi w „Wytycznych”, niezależnie czy koszt sporządzenia audytu stanowi koszt kwalifikowalny i czy został zaplanowany w budżecie zadania/projektu.
- W uzasadnionych przypadkach Wnioskodawca może zostać zobligowany przez PFRON do ponownego przeprowadzenia audytu zewnętrznego w przypadku, gdy raport ten nie spełnia wymogów określonych w „Wytycznych”. Koszt ponownego przeprowadzenia audytu jest kosztem niekwalifikowalnym.
- Załącznik do „Wytycznych dotyczących audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych” ( pobierz )